Telefonisch afspraken maken: tips voor succesvolle efficiënte afspraken
De manier waarop u telefonisch afspraken maakt via de telefoon, is de basis voor een efficiënte afspraak die u of uw collega zal gaan doen. Wanneer degene aan de andere kant van de lijn niet enthousiast wordt van het gesprek, is de kans groot dat er helemaal geen afspraak wordt gemaakt. Het is daarom belangrijk dat je een ervaren iemand met kennis aan de telefoon zet om zo je conversie qua het maken van afspraken te verhogen. Belangrijk is ook dat diegene informatie verzamelt ter voorbereiding op het gesprek door te luisteren. Zo kan degene die het gesprek houdt direct inspelen op de behoefte van de klant. Dit voorkomt onnodig informatie delen waar de klant niet op zit te wachten. In deze blog delen wij praktische tips en voorbeelden van hoe u telefonische afspraken kunt laten maken zodat uw afspraken ook echt efficiënt zijn!
De rol van telefonisch afspraken maken in sales
Het benaderen van de klant kan in sales op verschillende manieren. Bellen is een van die manieren. Dit kan zijn omdat u denkt dat de organisatie die u belt gebaat is bij uw product of dienst of omdat u een eerder gesprek opvolgt die bijvoorbeeld tijdens een beurs of bijeenkomst heeft plaatsgevonden. Door telefonisch een afspraak te maken, kunt u zorgen dat u ongemerkt de interesses van de klant kunt polsen voor uiteindelijk een veel efficiënter gesprek tijdens de afspraak. Met behulp van een CRM of ander softwarepakket, kunt u er voor zorgen dat iedere klant aantekeningen meekrijgt zodat u of uw collega hiermee aan de slag kan. Telefonische ondersteuning van een klantcontactcenter als The Good Agency kan klanten classificeren op basis van fase waarin ze zitten; denk hierbij aan warme of koude leads. Door telefonisch afspraken in te zetten als sales tool, kunt u sneller uw salesdoelen bereiken doordat u wordt ondersteund in de dagelijkse kernactiviteiten die nodig zijn voor uw bedrijf.
Bekijk hier de mogelijkheden voor sales ondersteuning en verkoop uitbesteden.
10 tips voor efficiënt telefonisch afspraken maken
Een professionele opvolging van een eerder gesprek of koude acquisitie, is zo eenvoudig nog niet. Ook al was het gesprek nog zo goed tijdens die beurs of bijeenkomst, als iemand niet actief wordt nagebeld, is de aandacht voor uw organisatie zo weer verdwenen. Dit is bij koud bellen nog veel lastiger en daarom zetten wij 10 tips op een rijtje waarmee u onoverwinnelijk telefonisch afspraken maakt.
- Goede voorbereiding: zorg dat u niet tussen de bedrijven door gaat bellen. Neem de tijd voor ieder gesprek en tref voorbereidingen qua programma’s waarin de informatie verwerkt moet worden.
- Weet wat u wilt vertellen: degene die belt, moet kennis hebben van de materie. Wanneer dit niet het geval is, prikt degene aan de andere kant hier direct doorheen.
- Wees een luisterend oor: communicatie is tweezijdig. Zorg ervoor dat u de ruimte biedt om de klant aan het woord te laten. Doordat die ruimte er is, is de kans op een positieve respons vele malen groter.
- Creëer een band: uw product of dienst speelt in op een behoefte. Speel in op de emotie en versterk dit door het persoonlijk te maken voor diegene zijn situatie.
- Bereid je voor op weerstand: bellen wordt niet altijd gewaardeerd. Dit is nu eenmaal een feit. Schiet niet in de verdediging, maar probeer de weerstand om te vormen in een oplossing.
- Focus alleen op de afspraak: de afspraak is bedoeld voor een accountmanager om zijn werk te doen. Probeer niet van een afspraak maken, direct een salespraatje te maken. Hier knapt de klant op af. First things first!
- Gebruik de juiste (software) tools: u wilt niet met een Excel werken waar alle notities in bijgehouden worden. Het is belangrijk dat u werkt met de juiste (software)tools die voor iedereen eenvoudig inzichtelijk zijn.
- Flexibel in alternatieven: wil de klant liever langskomen, fysiek afspreken of later teruggebeld worden? Zorg dat u hierop kan inspelen. Wees flexibel en biedt alternatieve opties.
- Vervolgstappen en adequate opvolging: als een afspraak staat, is het belangrijk dat er een adequate opvolging is. Later terugbellen? Notities doormailen?
- Noteer en leer: niet ieder gesprek zal even soepel gaan. Degene aan de andere kant van de lijn is iedere keer weer anders. Schrijf op wat niet goed ging en leer hiervan wanneer een situatie zich weer voordoet.
Telefonisch afspraken maken voorbeeld
Het doel van een telefonische afspraak maken is om de (toekomstige) klant te informeren over jouw (nieuwe) product of dienst. Als voorbeeld nemen we deelname aan een beurs. Opvolging na een beurs is iets dat vaak niet adequaat wordt gedaan en waar externe ondersteuning een uitkomst biedt. Door een belplan te maken die ingaat als de beurs is afgelopen, kan je top of mind blijven bij de bezoeker. Je geeft tijdens de beurs een prioriteit mee en op basis daarvan worden de bezoekers nagebeld. Door deze voorafgaand aan het bellen in het CRM-systeem te zetten, kan degene die belt direct notities maken. Zo kan je bijhouden van welk bedrijf deze is, wanneer die een bezoek bracht, waar zijn interesse naar uitging en hoe die op de hoogte gehouden wil worden. Door gebruik te maken van deze vorm van sales ondersteuning, kan je in korte tijd tal van afspraken inplannen in de agenda’s van uw team. Door dit snel op te pakken, geeft u ook direct een goed beeld af bij uw toekomstige klant.
Uitbesteden van telefonisch afspraken maken
Wilt u meer uit uw sales halen door gebruik te maken van een externe partij die uw telefonische afspraken maakt? Het team van The Good Agency maakt zich de materie snel eigen en zorgt met behulp van een professionele houding en jarenlange ervaring dat uw organisatie goed wordt vertegenwoordigd. Wij zijn uw externe visitekaartje als het gaat om telefonische afspraken maken voor efficiënte afspraken! Bekijk ook onze blog over telefonische fondsenwerving!